Wednesday, May 07, 2008
Bagi institusi pendidikan seperti Universitas, Lembaga Pendidikan, Lembaga Kursus dll. Seminar merupakan hal yang sangat sering terjadi, jadi ga ada salahnya khan kalau kita sedikit tau apa aja sih yang perlu diperhatikan untuk menyelenggarakan Seminar agar berhasil.
Hal penting yang perlu diperhatikan:
– Tema Seminar
– Materi
– Pembicara
– Panitia
– Target Peserta
– Fasilitas Peserta (Konsumsi, ATK, Sertifikat, CD, Sponsor)
– Strategi Promosi
Tema Seminar
Misalkan tema seminar yang akan diangkat adalah ” Meningkatkan Potensi UKM” ubahlah nama tema ini sehingga bersifat persuasif misalnya menjadi ” Cara Jitu menjadi UKM Sukses” sehingga dapat menarik peserta untuk berpartisipasi.
Materi Seminar
Materi seminar yang ada harus mengena dan sesuai dengan tema serta judul materi yang sudah ditetapkan. Sehingga tidak ada peserta yang kecewa karena seminar yang terselenggara tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Dalam hal ini perlu ada komunikasi yang baik antara penyelenggara dan pembicara seminar. Terkadang pembicara menyampaikan informasi yang menyimpang dari konteks dan menyiapkan materi yang tidak sesuai dengan kapasitas waktu yang diberikan.
Pembicara & Moderator
Pembicara seminar merupakan faktor yang sangat penting karena merupakan ujung tombak keberhasilan seminar, penarik minat peserta, penentu kualitas seminar juga dapat terlihat dari pembicaranya.
Pilihlah pembicara yang memiliki wawasan sesuai dengan tema yang diangkat, pembicara yang populer merupakan suatu keuntungan dan dapat meningkatkan nilai jual seminar.
Jika seminar berbentuk diskusi panel juga diperlukan Moderator untuk memimpin sesi diskusi.. Pilihlah moderator yang juga memiliki wawasan sesuai dengan tema seminar dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik sehingga sesi yang dibawakan menjadi lebih hidup.
Panitia
Panitia merupakan ujung tombak kedua setelah pembicara, karena panitia sangat memiliki andil dalam mencapai keberhasilan seminar. Panitia yang dapat bekerja sama, serta memiliki kemampuan dan spesialisasi di masing-masing tugas dalam penyelenggaraan seminar.
Panitia ini dibagi ke beberapa bagian:
1. Acara
Mengurusi jadwal acara, hubungan dengan pembicara, materi pembicara,contact person, keuangan, tempat, hiburan.
Pendaftaran peserta sebaiknya diakui setelah peserta membayar biaya pendaftaran dan melakukan konfirmasi. Hal tersebut untuk menghindari pembatalan oleh peserta di hari H. Selain itu seksi acara harus mempertimbangkan penambahan jumlah peserta yang langsung datang di hari H.
Hiburan yang disiapkan dapat berbentuk kuis dengan hadiah menarik atau ice breaking pada saat selang waktu menunggu sesi selanjutnya.
2. Marketing
Penentu strategi pemasaran, leaflet/ pamflet serta penyebarannya, spanduk, baliho, media visual, sponsorship.
3. Konsumsi & ATK
Konsumsi merupakan salah satu hal yang ditunggu-tunggu peserta, sebisa mungkin sesuai dengan biaya yang dibayarkan.
ATK yang biasanya ada pada seminar antara lain Tas seminar, alat tulis, block note, map dan materi, CD materi, kartu tanda peserta, sertifikat.
4. Dokumentasi
Pengambilan foto dan video, desain untuk penunjang seminar.
5. Panitia Pendukung
Mengerjakan hal-hal diluar pembagian tugas diatas yang umumnya disebut seksi sibuk hehehe
Target Peserta
Dalam menyelenggarakan seminar, sangat penting untuk mengidentifikasikan target peserta.
Dalam contoh kasus diatas peserta yang mungkin tertarik adalah pelaku UKM, Bank sebagai penyedia kredit, jurnalis, mahasiswa, calon-calon enterpreneur.
Melihat potensi pasar yang ada menggambarkan banyak segmen yang masuk dalam target peserta. Hal ini dapat membantu bagian Marketing dalam menyusun strategi, sehingga strategi pemasaran yang dibuat menjadi efektif
Fasilitas Peserta
Konsumsi, ATK yang disebutkan diatas, door prize (bisa berupa voucher mengikuti seminar selanjutnya, hadiah menarik, dll), CD dokumentasi acara.
Strategi Promosi
Strategi promosi dapat berbeda-beda tergantung dengan potensi peserta yang diidentifikasikan di awal tadi.
Untuk seminar ” Cara Jitu menjadi UKM Sukses” mengingat potensi peserta sangat luas dan melingkupi berbagai segmen. Strategi marketing yang dapat diterapkan antara lain pemasangan pamflet di daerah2 strategis yang banyak dikunjungi orang, spanduk di daerah bisnis, iklan di majalah-majalah yang mewakili tema, media visual jika memungkinkan.
Dapat juga bersinergi dengan para stakeholder UKM untuk berperan sebagai sponsor, sehingga dapat menimbulkan siimbiosis mutualisme antara masing -masing pihak juga peserta seminar.
Posted by eduloka on April 7, 2009 at 8:41 am
Informasinya sangat bermanfaat. Kalau boleh tau terus gimana hitung2an keuangannya, bagi hasil.
kalau bisa boleh donk respon ke email : eduloka@gmail.com
Thanks berat ya? Semoga sukses selalu.
Posted by Jannah on July 12, 2009 at 10:48 am
Sy dr himpunan mhswa bimbingan konseling,rencnax kami akn mengdakn semnas BK.tp kami msh kbingungan utk mengmpulkn isu2 yg akn diangkt dlm sminar tsbt.mhn brikn msukan cra menggali isu yg dibthkan olh para guru BK A atw konselor skrg n jg blum pernh dibhs dlm seminar2 BK sblmx.mhn tnggapanx. jannah_mujahidin@yahoo.co.id/085250144576
Posted by Mr.G on September 1, 2009 at 5:50 pm
sangat bagus tu suatu cara yg sangat mudah buat bantu menyelenggarakan seminar”””
yg saya tanyakan : apa yang jadi tolak ukur/ patokan bahwa seminar itu bersetandar daerah dan nasional …..apa faktor – faktornya ..terimakasih sebelumnya….tolong balasam pertanyaan saya
goten_ri@yahoo.com …E-mail . Facebook.
Posted by zen on October 28, 2009 at 1:43 pm
matur nuwun infonya… posting yang bagus dan sangat bermanfaat…
Posted by misalina on January 5, 2010 at 8:26 am
maksih infonya berguna banget,
saya ingin mengusulkan supaya pt saya membuat seminar nasional secara berkala, seperti SNATI (seminar nasional teknologi informasi). dimana nanti makalah masing2 peserta dapat dibuat dalam prosiding. bagaimana seminar tersebut dapat dikatakan seminar nasional? apakah dari pembicaranya? apakah seminar nasional tersebut harus di daftarkan ke suatu lembaga misalnya dikti atau kopertis supaya diakui sertifikat untuk kum yang biasanya digunakan untuk penilaian dosen? tolong ya…saya masih awam banget tentang hal ini. namun saya punya semangat untuk dapat mewujudkan hal tersebut. makasih banget. kalo tidak keberatan email ke :m1salina@yahoo.com
Posted by Feti on July 16, 2013 at 10:04 am
Terima kasih, matur nuwun, ya infonya. Kepala saya butuh suasana dingin karena akan menyelenggarakan seminar di kota budaya di Indonesia. Insya Allah besuk Bulan Oktober 2013. Mudah-mudahan lancar dan sukses. Amiin.