Tips Menyelenggarakan Seminar


Wednesday, May 07, 2008

 

 

Bagi institusi pendidikan seperti Universitas, Lembaga Pendidikan, Lembaga Kursus dll.  Seminar merupakan hal yang sangat sering terjadi, jadi ga ada salahnya khan kalau kita sedikit tau apa aja sih yang perlu diperhatikan untuk menyelenggarakan Seminar agar berhasil.

 

Hal penting yang perlu diperhatikan:

- Tema Seminar

- Materi

- Pembicara

- Panitia

- Target Peserta

- Fasilitas Peserta (Konsumsi, ATK, Sertifikat,  CD, Sponsor)

- Strategi Promosi

 

Tema Seminar

Misalkan tema seminar yang akan diangkat adalah ” Meningkatkan Potensi  UKM”  ubahlah nama tema ini sehingga bersifat persuasif  misalnya menjadi  ” Cara Jitu menjadi UKM Sukses” sehingga dapat menarik peserta untuk berpartisipasi.

 

Materi Seminar

Materi seminar yang ada harus mengena dan sesuai dengan tema serta judul materi yang sudah ditetapkan. Sehingga tidak ada peserta yang kecewa karena seminar yang terselenggara tidak sesuai dengan yang diharapkan.

 

Dalam hal ini perlu ada komunikasi yang baik antara penyelenggara dan pembicara seminar. Terkadang pembicara menyampaikan informasi yang menyimpang dari konteks dan menyiapkan materi yang tidak sesuai dengan kapasitas waktu yang diberikan. 

 

Pembicara & Moderator

Pembicara seminar merupakan faktor yang sangat penting karena merupakan ujung tombak keberhasilan seminar, penarik minat peserta,  penentu kualitas seminar juga dapat terlihat dari pembicaranya.

 

Pilihlah pembicara yang memiliki wawasan sesuai dengan tema yang diangkat, pembicara yang populer merupakan suatu keuntungan dan dapat meningkatkan nilai jual seminar.

 

Jika seminar berbentuk diskusi panel juga diperlukan Moderator untuk memimpin sesi diskusi.. Pilihlah moderator yang juga memiliki wawasan sesuai dengan tema seminar dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik sehingga sesi yang dibawakan menjadi lebih hidup.

 

Panitia

Panitia merupakan ujung tombak kedua setelah pembicara, karena panitia sangat memiliki andil dalam mencapai keberhasilan seminar. Panitia yang dapat bekerja sama, serta memiliki kemampuan dan spesialisasi di masing-masing tugas dalam penyelenggaraan seminar.

 

Panitia ini dibagi ke beberapa bagian:

1. Acara

Mengurusi jadwal acara, hubungan dengan pembicara, materi    pembicara,contact person, keuangan, tempat, hiburan.

 

Pendaftaran peserta sebaiknya diakui setelah peserta membayar biaya pendaftaran dan melakukan konfirmasi. Hal tersebut untuk menghindari pembatalan oleh peserta di hari H. Selain itu seksi acara harus mempertimbangkan penambahan jumlah peserta yang langsung datang di hari H.

 

Hiburan yang disiapkan dapat berbentuk kuis dengan hadiah menarik  atau ice breaking pada saat selang waktu menunggu sesi selanjutnya.

 

2. Marketing

Penentu strategi pemasaran, leaflet/ pamflet serta penyebarannya, spanduk, baliho, media visual, sponsorship.

 

3. Konsumsi & ATK

Konsumsi merupakan salah satu hal yang ditunggu-tunggu peserta, sebisa mungkin sesuai dengan biaya yang dibayarkan.

ATK yang biasanya ada pada seminar antara lain  Tas seminar, alat tulis, block note, map dan materi, CD materi, kartu tanda peserta, sertifikat.

 

4. Dokumentasi

Pengambilan foto dan video, desain untuk penunjang seminar.

 

5. Panitia Pendukung

Mengerjakan hal-hal diluar pembagian tugas diatas yang umumnya disebut seksi sibuk hehehe

 

 

Target Peserta

Dalam menyelenggarakan seminar, sangat penting untuk mengidentifikasikan target peserta.

Dalam contoh kasus diatas peserta yang mungkin tertarik adalah pelaku UKM, Bank sebagai penyedia kredit, jurnalis, mahasiswa, calon-calon enterpreneur.

Melihat potensi pasar yang ada menggambarkan banyak segmen yang masuk dalam target peserta. Hal ini dapat membantu bagian Marketing dalam menyusun strategi, sehingga strategi pemasaran yang dibuat menjadi efektif

 

Fasilitas Peserta

Konsumsi, ATK yang disebutkan diatas, door prize (bisa berupa voucher mengikuti seminar selanjutnya, hadiah menarik, dll), CD dokumentasi acara.

 

Strategi Promosi

 

Strategi promosi dapat berbeda-beda tergantung dengan potensi peserta yang diidentifikasikan di awal tadi.

 

Untuk seminar ” Cara Jitu menjadi UKM Sukses”  mengingat potensi peserta sangat luas dan melingkupi berbagai segmen. Strategi marketing yang dapat diterapkan antara lain pemasangan pamflet di daerah2 strategis yang banyak dikunjungi orang, spanduk di daerah bisnis, iklan di majalah-majalah yang mewakili tema, media visual jika memungkinkan.

 

Dapat juga bersinergi dengan para stakeholder UKM untuk berperan sebagai sponsor, sehingga dapat menimbulkan siimbiosis mutualisme antara masing -masing pihak juga peserta seminar.

 

 

 

 

 

 

 

6 responses to this post.

  1. Informasinya sangat bermanfaat. Kalau boleh tau terus gimana hitung2an keuangannya, bagi hasil.

    kalau bisa boleh donk respon ke email : eduloka@gmail.com

    Thanks berat ya? Semoga sukses selalu.

    Reply

  2. Posted by Jannah on July 12, 2009 at 10:48 am

    Sy dr himpunan mhswa bimbingan konseling,rencnax kami akn mengdakn semnas BK.tp kami msh kbingungan utk mengmpulkn isu2 yg akn diangkt dlm sminar tsbt.mhn brikn msukan cra menggali isu yg dibthkan olh para guru BK A atw konselor skrg n jg blum pernh dibhs dlm seminar2 BK sblmx.mhn tnggapanx. jannah_mujahidin@yahoo.co.id/085250144576

    Reply

  3. Posted by Mr.G on September 1, 2009 at 5:50 pm

    sangat bagus tu suatu cara yg sangat mudah buat bantu menyelenggarakan seminar”””
    yg saya tanyakan : apa yang jadi tolak ukur/ patokan bahwa seminar itu bersetandar daerah dan nasional …..apa faktor – faktornya ..terimakasih sebelumnya….tolong balasam pertanyaan saya
    goten_ri@yahoo.com …E-mail . Facebook.

    Reply

  4. matur nuwun infonya… posting yang bagus dan sangat bermanfaat…

    Reply

  5. Posted by misalina on January 5, 2010 at 8:26 am

    maksih infonya berguna banget,
    saya ingin mengusulkan supaya pt saya membuat seminar nasional secara berkala, seperti SNATI (seminar nasional teknologi informasi). dimana nanti makalah masing2 peserta dapat dibuat dalam prosiding. bagaimana seminar tersebut dapat dikatakan seminar nasional? apakah dari pembicaranya? apakah seminar nasional tersebut harus di daftarkan ke suatu lembaga misalnya dikti atau kopertis supaya diakui sertifikat untuk kum yang biasanya digunakan untuk penilaian dosen? tolong ya…saya masih awam banget tentang hal ini. namun saya punya semangat untuk dapat mewujudkan hal tersebut. makasih banget. kalo tidak keberatan email ke :m1salina@yahoo.com

    Reply

  6. Terima kasih, matur nuwun, ya infonya. Kepala saya butuh suasana dingin karena akan menyelenggarakan seminar di kota budaya di Indonesia. Insya Allah besuk Bulan Oktober 2013. Mudah-mudahan lancar dan sukses. Amiin.

    Reply

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 42 other followers

%d bloggers like this: